Zasebnost delavca v delovnih razmerjih

Varstvo posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov je temeljna pravica. Že Listina Evropske unije o temeljnih pravicah[1] v členu 8(1) in Pogodba o delovanju Evropske unije[2] v členu 16(1) določata, da ima vsakdo pravico do varstva osebnih podatkov, ki se nanj nanašajo. Osebni podatki so del posameznikove zasebnosti in kot take jih varujejo uredbe, zakoni in druga pravila, predvsem pa Splošna uredba o varstvu podatkov[3] (ang. »GDPR«) ter Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1).[4]

V preambuli Splošne uredbe o varstvu podatkov je zapisano, da bi morala biti obdelava osebnih podatkov oblikovana tako, da služi ljudem. Zavedati se pa je potrebno, da pravica do varstva osebnih podatkov ni absolutna pravica, ampak jo je treba obravnavati glede na vlogo, ki jo ima v družbi, in jo uravnotežiti z drugimi temeljnimi pravicami.[5]

Preden pa se osredotočimo na obdelavo osebnih podatkov delavcev v delovnih razmerjih, pa najprej razjasnimo, kaj sploh je osebni podatek. Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.[6]

V pravu držav članic ali kolektivnih pogodbah, vključno s pogodbami na ravni podjetij, so lahko določena posebna pravila o obdelavi osebnih podatkov zaposlenih v okviru zaposlitve, zlasti za pogoje, pod katerimi se lahko obdelujejo osebni podatki v okviru zaposlitve na podlagi privolitve zaposlenega, v namene zaposlovanja, izvajanja pogodbe o zaposlitvi, vključno z izpolnjevanjem obveznosti, določenih z zakonom ali kolektivnimi pogodbami, upravljanja, načrtovanja in organizacije dela, enakosti in raznolikosti na delovnem mestu, zdravja in varnosti pri delu, za namene individualnega ali kolektivnega izvajanja in uživanja pravic in ugodnosti, povezanih z zaposlitvijo, ter za namene prekinitve delovnega razmerja.[7] Pod obdelavo osebnih podatkov štejemo vse, kar delodajalec (ali delavec) z osebnimi podatki počne (že sama hramba šteje za obdelavo osebnih podatkov).

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Pravne podlage so v Splošni uredbi o varstvu podatkov določene v členu 6(1). Področje delovnega prava je specialno urejeno v posebnih zakonih, podrobneje v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti^[8] ter Zakonu o delovnih razmerjih[9] (v nadaljevanju: »ZDR-1«). Slednji v 48. členu določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Izjemoma se lahko v delovnih razmerjih, zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih, lahko osebnih podatki delavcev obdelujejo na podlagi delavčevega soglasja, pod pogojem, da zavrnitev oziroma preklic soglasja nima negativnih posledic na delovno razmerje ali pravni položaj delavca.

NAČELA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV V DELOVNIH RAZMERJIH TER PRAVICE DELAVCEV[10]

Delodajalec je dolžan pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati načela v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov. Ta načela so načelo zakonitosti, pravičnosti, preglednosti,[11] načelo omejitve namena,[12] načelo najmanjšega obsega podatkov,[13] načelo točnosti,[14] načelo omejitve shranjevanja,[15] načelo celovitosti in zaupnosti,[16] ter načelo odgovornosti upravljavca.[17]

Delavec ima v delovnih razmerjih v zvezi z obdelavo osebnih podatkov več pravic, kot so: biti informiran, do seznanitve z lastnimi podatki, do izbrisa osebnih podatkov, do popravka osebnih podatkov, do prenosljivosti osebnih podatkov, do omejitve obdelave osebnih podatkov, do ugovora obdelavi osebnih podatkov, do ugovora v primeru avtomatiziranih odločitev in do obveščenosti v primeru kršitve varstva osebnih podatkov. Delavec pošlje zahtevo v kateri uveljavlja svoje pravice, svojemu delodajalcu, ki mora odločiti v roku 1 meseca od njenega prejema. V primeru molka ali zavrnitve zahteve, lahko delavec pri Informacijskem pooblaščencu vloži pritožbo. V primeru kršitev je možno tudi varstvo po obligacijskem pravu ter v določenih primerih, ko bi šlo za sum storitve kaznivih dejanj, tudi po kazenskem zakoniku.

V nadaljevanju izpostavljamo najpogostejše dileme in vidike zasebnost v delovnih razmerjih.

ZASEBNA TELEFONSKA ŠTEVILKA IN ZASEBNI ELEKTRONSKI NASLOV DELAVCA

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti nikjer ne daje možnosti delodajalcu zbiranja kontaktnih podatkov delavca. Dodatno velja, da kontaktni podatki delavca niso takšni podatki, ki so nujno potrebni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Iz navedenega razloga lahko delodajalec te podatke zbira le s privolitvijo delavca izrecno za namen lažjega in hitrejšega komuniciranja, ki naj bi bilo v interesu obeh,[18] kajti delodajalec lahko komunicira z delavcem tudi po navadni pošti oziroma delavcu dodeli službeni telefon in/ali službeno elektronsko pošto. Kot poudarja Informacijski pooblaščenec, delavec ni dolžan dati na razpolago svojih sredstev za to, da lahko delodajalec izpolnjuje svoje dolžnosti. Delavec sicer lahko to stori, vendar le če to sam želi.[19]

PODATEK O DIETNI PREHRANI DELAVCA

V kolikor obstaja obveznost delodajalca, da zagotavlja topel obrok med delom,[20] je le ta upravičen do podatka o tem, katero hrano sme iz zdravstvenih ali drugih utemeljenih razlogov delavec jesti. Nikakor pa ni upravičen do delavčeve diagnoze, iz katere bi izhajale omejitve pri prehranjevanju.[21] V primeru, da delodajalec v svoji organizaciji nudi topel obrok, delavec pa ga iz utemeljenih razlogov ne sme uživati oziroma delodajalec ne more zagotoviti takšne prehrane, ki bi ustrezala zdravstvenim potrebam delavca, je delavec upravičen do povračila stroškov za prehrano med delom v skladu s 130. členom ZDR-1.

FOTOGRAFIRANJE DELAVCA

V praksi se velikokrat poraja vprašanje, kako je s fotografiranjem delavcev. Najpogostejša so vprašanja, kako je s slikanjem delavcev na družabnih dogodkih, praznovanjih in pa z fotografiranjem delavcev, kadar bi ti kršili delovne obveznosti. Na splošno velja, da delodajalec nima vsesplošne pravice fotografirati svojih zaposlenih brez njihovega izrecnega soglasja. Izjema je le, kadar bi se delavca slikalo z namenom dokazovanja kršitev delovnih obveznosti. Informacijski pooblaščenec meni, »da ne bi prišlo do nezakonite obdelave osebnih podatkov, če bi delodajalec ob nadzoru dela fotografiral delavca, ki očitno krši svoje delovne obveznosti, npr. če bi med kontrolo dela v nočnem času delodajalec oziroma njegova pooblaščena oseba fotografirala spečega delavca, saj bi fotografijo pridobil v zvezi z delovnim razmerjem, in sicer zaradi zaščite svojih pravic iz pogodbe o zaposlitvi.«[22] Pravno podlago za takšno obdelavo osebnih podatkov daje delodajalcu 48. člen ZDR-1. Kot pri vsaki obdelavi pa je potrebno upoštevati načela obdelave osebnih podatkov, predvsem načelo najmanjšega obsega podatkov.

PODATEK O VELJAVNOSTI DELAVČEVEGA VOZNIŠKEGA DOVOLJENJA

Delodajalec ima v skladu z 48. členom ZDR-1 pravico pridobiti podatke o veljavnosti vozniškega dovoljenja delavca, ampak samo od tistih delavcev, ki so zaposleni na delovnih mestih, za katera se zahteva opravljen vozniški izpit določene kategorije ali ki pri opravljanju dela uporabljajo službena vozila. Na tem mestu ne smemo pozabiti na 36. člen ZDR-1, ki določa da mora delavec obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti, in o vseh spremembah podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja. V skladu s tem členom je že na samem delavcu dolžnost, da obvesti delodajalca o morebitnem prenehanju vozniškega dovoljenja.

PODATKI O INVALIDNOSTI

Delavec je delodajalca dolžan seznaniti s kategorijo invalidnosti in z vsemi omejitvami, ki izhajajo iz delavčeve invalidnosti. Pravna podlaga je v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Delavec navedene podatke dokaže z odločbo Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije.

KONTROLA BOLNIŠKEGA STALEŽA

Delodajalec ima pravico nadzorovati bolniški stalež delavca. Bistvo dopustnega nadzora nad gibanjem zaposlenega v času bolniške odsotnosti je preverjanje, ali zaposleni spoštuje navodila zdravnika, v času ko je odsoten iz dela, ker to lahko vpliva na pravice in obveznosti iz delovnega razmerja.[23] Kontrolo lahko delodajalec izvaja sam ali pa le to zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki obdeluje osebne podatke v njegovem imenu in za njegov račun. Delodajalci največkrat najamejo zasebne detektive. Ti imajo v skladu s Zakonom o detektivski dejavnosti[24] pravico pridobivanja informacij o zlorabah pravice do zadržanosti z dela zaradi bolezni ali poškodbe, zlorabah uveljavljanja pravice do povračila stroškov prevoza na delo in z dela, dela pod vplivom alkohola ali prepovedanih drog ter o drugih disciplinskih kršitvah in kršilcih.[25]

Zanimivo vprašanje je tudi ali lahko delodajalec pridobi podatek o kršitvi bolniškega staleža preko socialnih omrežij delavca (npr. Facebook, Instagram, LinkedIn). Pridobivanje osebnih podatkov iz javno dostopnih virov, kot je javni profil delavca na socialnem omrežju ne pomeni kršitve določb Splošne uredbe o varstvu podatkov.[26] Vprašanje posega v zasebnost se pojavi takoj, ko so informacije omejene na določene člane. Gre za uporabo Facebooka na način, kjer posameznik svoje informacije deli samo z določenim krogom ljudi. Če je delodajalec »s svojo pravo identiteto član kroga prijateljev konkretnega uporabnika FB, ni mogoče utemeljeno trditi, da gre za poseg v zasebnost, saj je konkretni uporabnik FB s tem, ko je sprejel delodajalca v krog prijateljev, temu dal privolitev za vpogled v (osebne) informacije, ki jih tam objavlja.«[27]

Informacijski pooblaščenec meni, da »uporaba fotografij in podatkov, pridobljenih z odprtega Facebook profila delavca, pri vodenju postopka izredne odpovedi pogodbe o zaposlitvi na podlagi določb 110. člena ZDR-1 (nespoštovanje navodil zdravnika v času bolniške odsotnosti), […] ne predstavlja kršitev določb Splošne uredbe o varstvu podatkov, saj gre za uporabo podatkov za zakonit namen, določen v 48. členu ZDR-1.«[28] Potrebno pa je opozoriti, da zbiranje fotografij delavce na zalogo z namenom morebitnih bolniških kontrol ni dopustno. Gre za premočan poseg v delavčevo zasebnost. V primeru, da izvajalec kontrole ne bi bil prepričan, ali nadzoruje pravo osebo, bi lahko njeno identiteto preveril z vpogledom v delavčev osebni dokument.

Prav tako je delodajalec upravičen do podatka ali je delavec v času bolniške odsotnosti obiskal zdravnika, saj lahko le s tem podatkom ustrezno ukrepa, v kolikor se pojavi sum zlorabe. Upravičen je le do datuma in ure obiske, nikakor pa ne do morebitnih razlogov za obisk.

SKLEP

Delavec je v delovnem razmerju naproti delodajalcu vedno šibkejša stranka in kot tako jo zakonodaja še dodatno varuje. Delodajalca omejuje le na obdelavo tistih osebnih podatkov delavca, ki jih nujno potrebuje. Delavci imajo na delovnem mestu pravico do določene mere zasebnosti. Z vse hitrejšim razvojem tehnologije se enako hitro brišejo meje med službenim in zasebnim življenjem. Kot že rečeno v uvodnih stavkih, je varstvo osebnih podatkov temeljna človekova pravica in kot tako jo moramo varovati. Svojo osebne podatke in tako tudi našo zasebnost najbolje varujemo tako, da poznamo svoje pravice in jih znamo tudi uveljavljati.

Luka Kreitner, dipl. prav. (UN)

[1] Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, Uradni list Evropske unije, C 326/391, 26. 10. 2012.

[2] Pogodbe o delovanju Evropske unije, Uradni list C 326 , 26. 10. 2012, str. 0001 – 0390.

[3] Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), Uradni list Evropske unije, L 119, 4. 6. 2016.

[4] Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20).

[5] 4. odstavek preambule Splošne uredbe o varstvu podatkov.

[6] Prvi odstavek 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

[7] 155. odstavek preambule Splošne uredbe o varstvu podatkov.

[8] Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06).

[9] Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE in 119/21 – ZČmIS-A).

[10] Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?, Priročnik o varstvu osebnih podatkov, Informacijski pooblaščenec, leto izdaje 2020.

[11] Osebni podatki so obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo.

[12] Osebni podatki so zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni.

[13] Osebni podatki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

[14] Osebni podatki so točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo.

[15] Osebni podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je to potrebno za namen obdelave.

[16] Osebni podatki se obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi.

[17] Delodajalec je odgovoren za skladnost in je to skladnost tudi zmožen dokazati.

[18] Mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. 07121-1/2021/1305 z dne 21.07.2021.

[19] Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, Smernice Informacijskega pooblaščenca, 25. 11. 2019, str. 16.

[20] Takšno obveznost delodajalcem pod določenimi pogoji nalaga Kolektivna pogodba za dejavnost elektroindustrije Slovenije (Uradni list RS, št. 108/05, 95/06, 82/07, 32/08, 70/08, 75/09, 10/10, 84/11, 104/11, 32/13, 26/15, 58/17, 84/18 in 58/20) ter Kolektivna pogodba dejavnosti bančništva Slovenije (Uradni list RS, št. 5/11, 14/13, 4/14, 95/14, 46/16, 24/18 in 46/20).

[21] Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, Smernice Informacijskega pooblaščenca, 25. 11. 2019, str. 12.

[22] Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, Smernice Informacijskega pooblaščenca, 25. 11. 2019, str. 12-13.

[23] Mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. 07121-1/2021/1257 z dne 19.07.2021.

[24] Zakon o detektivski dejavnosti (Uradni list RS, št. 17/11).

[25] Deveta alineja drugega odstavka 26. člena Zakona o detektivski dejavnosti.

[26] Mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. 0712-1/2019/2546 z dne 08.11.2019.

[27] Mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. 0712-1/2019/2546 z dne 08.11.2019.

[28] Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, Smernice Informacijskega pooblaščenca, 25. 11. 2019, str. 20.